Bundesverband Mittelständische Wirtschaft

Anwenderbericht über den Email Security Service EuropeanMX: Einsatz beim BVMW

EuropeanMX sorgt für mehr E-Mail-Sicherheit im Unternehmen. Die Software filtert abgehende und ankommende Mails. Damit schützt sie gleichermaßen Kunden und Mitarbeiter des Unternehmens vor Ransomware, Spam und Phishing. Der professionelle Anti Spam Filter erkennt 99,98 % aller mit Viren oder Spam verseuchten Mails und lässt sich als SaaS-Lösung einfach einrichten. Die Kunden berichten regelmäßig an EuropeanMX, wie sich die redundante Cloud-Lösung als zuverlässiger Spam-Filter bewährt. Hier ist der Anwenderbericht des BVMW (Bundesverband Mittelständische Wirtschaft).

Wer ist der BVMW?

Der Bundesverband Mittelständische Wirtschaft vertritt als Mittelstandsallianz mehr als 900.000 Mitgliederunternehmen. Die fast 400 Mitarbeiter des Verbandes – davon 90 in der Bundeszentrale, weitere knapp 300 Repräsentanten in ganz Deutschland – verarbeiten jährlich etwa 800.000 direkte Unternehmerkontakte. Ein bevorzugtes Kommunikationsmittel ist die EMail. Der Schutz von Spam und Viren ist dementsprechend bedeutsam, damit der BVMW seine Aufgabe als Stimme des Mittelstandes wahrnehmen kann. Er liefert unternehmerische Impulse für die Entscheider in der Politik und Wirtschaft, seine Vertreter sitzen in allen wichtigen Kommissionen, die Entscheidungen auf Bundesebene vorbereiten.

Dazu gehören:

• Energie und nachhaltige Wirtschaft
• Bildung
• Recht
• Internet und Digitales
• Gesundheit
• Bundeswehr
• Arbeit und Soziales
• Steuern und Finanzen
• Startups
• Logistik und Mobilität
• Ernährung

Implementierung der E-Mail Security von EuropeanMX beim BVMW: Ziele

Der Verantwortliche beim BVMW war der IT-Projektmanager Mathias Mrosewski, der die Ziele der Implementierung wie folgt beschrieb:

Der BVMW hatte in der Vergangenheit Schwierigkeiten mit seinen ausgehenden Mails. Sie wurden von vielen Empfängern als Spam identifiziert und landeten dementsprechend auf Blacklists. Dahinter standen Missverständnisse bezüglich der Intentionen und der Kommunikation des BVMW, die sich durch Telefonate ausräumen ließen. Dann änderten die Empfänger den Status der BVMW-Mailadresse, doch das ist zeitaufwendig. Eine erneuerte Infrastruktur inklusive der Anpassung der RFC-E-Mail-Konformität reduzierte diesen negativen Vorgang, der aber nicht gänzlich unterbunden werden konnte. Seit Anfang 2019 wurden die Mail-Empfänger des BVMW zusätzlich selbst Spam-Opfer. Der Spamfilter der eigenen Firewall filterte die Spam-Mails nicht mehr zuverlässig genug, er war offenbar veraltet. Daher musste eine neue Lösung gefunden werden. Die Auswahlkriterien fokussierten entsprechend der Problemstellung stark auf die In- und Outbound-Filterung.

Weitere Anforderungen an eine neue E-Mail-Security waren:

• Die Lösung sollte intuitiv bedienbar sein.

• Gefordert wurde eine Flatrate ohne Datenbeschränkung.

• Es sollte keine Beschränkung bei der Zahl der Domains geben.

• Die Lösung musste EU-DSGVO-konform sein.

Erhoffte Verbesserungen durch die E-Mail Security von EuropeanMX

Der BVMW wünschte sich aussagekräftige Reports über alle ein- und ausgehenden Nachrichten, eine deutliche Verringerung des Spams, weniger Last auf den eigenen Exchange-Servern und aussagekräftige Unzustellbarkeitsmeldungen. In der Vergangenheit hatte die IT-Abteilung des BVMW schon mit vergleichbaren Lösungen operiert, nämlich im Jahr 2018 mit dem Programm Mailjet. Dieses filterte nur den abgehenden Mailverkehr und war nicht leistungsfähig genug. Die Lösung wurde daher aufgegeben.

Einsatz von EuropeanMX beim BVMW

Die E-Mail Security von EuropeanMX setzten die IT-Verantwortlichen des BVMW vor die eigene Firewall. Sie übernimmt die Inbound- und Outbound-Filterung der Exchange-ServerFarm. Danach konfigurierte der BVMW die eigene Firewall so, dass

• über Port 25 kein Datenverkehr nach extern mehr möglich ist,

• der Port 25 nur noch von delivery@europeanmx.eu akzeptiert wird und

• der Port 587 eine Freischaltung zu relay@europeanmx.eu erhält.

Aktuell filtert der BVMW über EuropeanMX knapp 400 Benutzer, die zusammen rund 800 Postfächer nutzen.

Wirkungsgrad der Mailfilter und Nutzen von EuropeanMX

Der IT-Projektmanager Mathias Mrosewski konstatiert subjektiv einen Rückgang der eingehenden Spam-Mails und vermutet eine Erkennungsrate zwischen 95 und 99 %, merkt jedoch an, dass er die Zahlen leider nicht validieren kann. Allerdings ist die Reputation des BVMW durch die Filterung der abgehenden Mails deutlich besser geworden. Auch lobt Mrosewski ausdrücklich den Support von EuropeanMX. Unter anderem gibt es detaillierte Fehlermeldungen, falls eine versendete Mail wegen des Filters nicht ihren Empfänger erreicht. Nach drei Monaten Einsatz ist der BVMW mit der E-Mail Security von EuropeanMX vollauf zufrieden.