europeanMX
Sichere E-Mail-Archivierung
Bewahren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails sicher und gesetzeskonform auf.
E-Mails sind zum Herzstück der geschäftlichen und privaten Kommunikation geworden, vollgepackt mit entscheidenden Daten und rechtlich bindenden Informationen. Ob es um steuerliche Belege, geschäftskritisches Wissen oder rechtlich relevante Kommunikation geht – jede E-Mail zählt. Angesichts der strengen rechtlichen Anforderungen an die Archivierung elektronischer Korrespondenz bietet EuropeanMX eine zuverlässige Lösung zur E-Mail-Archivierung, die nicht nur die Compliance sicherstellt, sondern auch Ihre wertvollen Daten effektiv schützt und organisiert. Mit EuropeanMX bleiben Ihre E-Mails sicher archiviert, jederzeit abrufbar und geschützt vor Datenverlust.
Die Einrichtung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung erfordert die Unterscheidung zwischen manuellen und automatisierten Archivierungsmethoden.
Manuelle Archivierung
Diese Methode, oft als anwendergetriebene Archivierung bezeichnet, erlaubt den Nutzern, eigenständig über die Archivierung bestimmter Nachrichten zu entscheiden. Hierbei liegt die Verantwortung für die Auswahl und den Speicherort der archivierten Daten beim Anwender.
Obwohl solche Systeme häufig mit Indexierungsfunktionen ausgestattet sind, um eine effiziente Suche zu ermöglichen, birgt dieser Ansatz das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen oder nicht den rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Automatisierte Archivierung mit EuropeanMX
Im Gegensatz zur manuellen Archivierung nimmt die automatisierte Lösung von EuropeanMX Ihnen den Aufwand und die Unsicherheit ab. Unsere systemgetriebene Archivierungslösung gewährleistet, dass jede E-Mail automatisch und ohne Nutzereingriff archiviert wird, was eine lückenlose Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherstellt.
Mit EuropeanMX können Sie sich auf eine effiziente, sichere und vollständig automatisierte Archivierung verlassen, die keine wichtigen Nachrichten auslässt und den Zugriff auf archivierte Daten vereinfacht.
Die Auswahl einer rechtssicheren Archivierungslösung erfordert ein tiefes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen. Folgende Schlüsselelemente sind dabei entscheidend:
Revisionssicherheit: Unveränderbare Archivierung aller Nachrichten, um die Integrität und Authentizität der Daten zu gewährleisten.
Datenintegrität: Technische Garantie, dass während des Archivierungsprozesses und der Langzeitlagerung keine Nachrichten verloren gehen.
Such- und Auffindbarkeit: Effiziente Suchfunktionen, um einen schnellen Zugriff auf archivierte Nachrichten zu ermöglichen.
Aufbewahrungsfristen: Möglichkeit zur Speicherung von E-Mails über die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestaufbewahrungszeiten hinaus.
Authentizität der Daten: Archivierung und Wiederherstellung der E-Mails in ihrem ursprünglichen Format, wobei eine verschlüsselte Lagerung zulässig ist.
Dokumentation von Änderungen: Alle Aktionen, die eine Veränderung der Archivstruktur bewirken, müssen so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Zustand wiederherstellbar ist.
Migration: Die Archivlösung muss eine verlustfreie Migration des gesamten Archivs unterstützen, um die Langzeitverfügbarkeit der Daten zu sichern.
Die Frage, welche Nachrichten archiviert werden müssen, verunsichert viele Unternehmen, insbesondere bei der Vorstellung, unwichtige Inhalte zu speichern. Die Bestimmung relevanter Nachrichten ist jedoch einfacher als gedacht: Alle E-Mails, die gesetzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Rechnungen, Buchungsbelege und Verträge enthalten, sind archivierungspflichtig.
E-Mail-Kommunikation mit Kunden mag auf den ersten Blick nicht relevant erscheinen, doch sobald verbindliche Vereinbarungen getroffen werden, ändert sich dies. Die Herausforderung bei manueller Archivierung liegt darin, dass jede nachfolgende Änderung oder Ergänzung in der Kommunikation ebenfalls archiviert werden muss – ein Prozess, der schnell aufwendig und fehleranfällig wird.
Die Vorteile einer systemgetriebenen Archivierung:
Um diesen Herausforderungen zu begegnen und eine lückenlose, effiziente Archivierung zu gewährleisten, ist eine systemgetriebene Lösung unerlässlich. Sie ermöglicht die automatische und vollständige Archivierung aller relevanten Nachrichten ohne manuellen Aufwand.
Zielgruppe für eine rechtskonforme Archivierungslösung:
Hauptsächlich benötigen Unternehmen eine solche Archivierungslösung, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und sämtliche elektronische Kommunikation, eingehend wie ausgehend, für die vorgeschriebenen Zeiträume von 6 bis 10 Jahren zu sichern.
Doch auch Privatpersonen können von der EuropeanMX Archivierung profitieren, wenn es darum geht, wichtige Nachrichten sicher und ohne den Bedarf an eigener Infrastruktur zu speichern.
EuropeanMX steht an der Spitze, wenn es um sichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösungen für Unternehmen weltweit geht. Wir verstehen die Bedeutung der Einhaltung sowohl der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) als auch der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Deshalb bieten wir maßgeschneiderte MX-Records, die sicherstellen, dass alle Ihre Nachrichten ausschließlich über Server innerhalb der Europäischen Union geleitet, gefiltert und archiviert werden.
Unsere Verpflichtung zur Sicherheit und Konformität geht noch weiter: Ihre E-Mail-Archive werden redundant in zwei geografisch getrennten Rechenzentren in Deutschland gesichert. Diese Maßnahme garantiert nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sondern auch eine außergewöhnliche Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit Ihrer archivierten Daten
Durch unsere erweiterbare Archivierungslösung bieten wir Ihnen ein Cloud-basiertes System, das eine sorgenfreie, rechtskonforme Archivierung Ihrer Unternehmenskommunikation ohne die Notwendigkeit eigener Infrastruktur ermöglicht. Unsere Cloud-Archivierungslösung gewährleistet globale Rechtskonformität mit minimalen Aufwand - ein paar Klicks genügen, um die Anforderungen der GoBD vollständig zu erfüllen.
Legen Sie Ihre Domain und den Ziel-Server in Ihrem EuropeanMX Account an.
Ändern Sie die MX-Records Ihrer Domain, um auf EuropeanMX zu verweisen.
Erstellen Sie einen ausgehenden Benutzer in EuropeanMX.
Nach einer kurzen Aktualisierungsphase beginnt EuropeanMX automatisch mit der Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails.
Vergessen Sie die Anschaffung teurer Server-Hardware, das Management von Lizenzen und die fortlaufende Schulung technischer Mitarbeiter. Mit EuropeanMX wird Ihre E-Mail-Kommunikation sicher, unveränderlich und verschlüsselt in unserer redundanten Cloud archiviert. Ihre Nachrichten sind jederzeit durchsuchbar und können umgehend an das entsprechende Postfach weitergeleitet werden.
EuropeanMX bietet Ihnen die Flexibilität, die Dauer der E-Mail-Aufbewahrung individuell festzulegen. Sie können genau bestimmen, wie lange Nachrichten im Archiv gespeichert bleiben sollen. Nach Ablauf der festgelegten Frist können alte Nachrichten automatisch aus dem Archiv entfernt werden, um die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und die Effizienz des Speichermanagements zu gewährleisten.
Die indizierte Suchfunktion ermöglicht eine schnelle und effiziente Durchsuchung des Archivs. Die webbasierte Anzeige von E-Mails und Anhängen erleichtert das Auffinden spezifischer Nachrichten, während die Massenrücklieferungsfunktion eine zeiteffiziente Wiederherstellung mehrerer Nachrichten ermöglicht.
Alle E-Mails werden während der Übertragung mittels TLS verschlüsselt und im Archiv mit AES-Verschlüsselung sicher gespeichert.
Angesichts der GoBD-Aufbewahrungspflichten kann der Speicherbedarf schnell ansteigen. EuropeanMX adressiert dieses Problem durch eine beeindruckende Komprimierungsrate von 90% für alle archivierten E-Mails, wodurch Ihr Speicherbedarf signifikant reduziert wird.
Unabhängig von der Anzahl der Benutzer auf Ihrer Domain, EuropeanMX archiviert automatisch die Nachrichten aller angelegten Accounts, ohne Einschränkungen pro Benutzer oder E-Mail-Adresse.
EuropeanMX ist mit einer Vielzahl von Mailserven kompatibel, darunter Microsoft Exchange, Zimbra, Postfix, Exim, qmail und Lotus, was eine flexible Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Unser System unterstützt nahtlose Übergänge zu und von Microsoft Exchange, inklusive der Möglichkeit, Archive zu importieren und zu exportieren.
EuropeanMX bietet eine leistungsstarke Archivierungslösung, die direkt einsatzbereit ist und internationale Standards wie die GDPdU (GoBD Ready), Sarbanes-Oxley und SEC-Regeln erfüllt.
Falls Sie Fragen haben oder sich unsicher sind, ob EuropeanMX Ihren Bedürfnissen entspricht, oder wenn Sie Unterstützung bei der Einschätzung Ihres Archivierungsspeicherbedarfs benötigen, sind wir für Sie da. Unser Team bietet Ihnen umfassende Beratung und Unterstützung. Entdecken Sie EuropeanMX selbst mit unserem kostenfreien, unverbindlichen 30-Tage-Test und finden Sie heraus, ob es die richtige Lösung für Ihre Anforderungen ist.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine individuelle Erstkonfiguration oder umfassende Beratung mit unseren Experten. Wir helfen Ihnen gerne, die optimale Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden.
Testen Sie EuropeanMX 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit unserer Archivierungslösung in Ihrem eigenen Umfeld zu erleben.
Was versteht man unter E-Mail-Archivierung?
Die E-Mail-Archivierung bezeichnet den Prozess der langfristigen Speicherung von E-Mails in einer Weise, die sowohl die rechtlichen Anforderungen erfüllt als auch die Datenintegrität und den schnellen Zugriff auf archivierte Nachrichten sicherstellt.
Warum ist die E-Mail-Archivierung wichtig?
Sie dient der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften, der Sicherung wichtiger Unternehmensdaten, der Entlastung der E-Mail-Server und der Sicherstellung, dass wichtige Informationen für zukünftige Referenzen verfügbar sind.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass archivierte Daten nicht verändert oder gelöscht werden können und jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand nachvollziehbar und zugänglich sind, um gesetzliche und betriebliche Anforderungen zu erfüllen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen können je nach Land und spezifischen gesetzlichen Vorgaben variieren. In vielen Fällen ist eine Mindestaufbewahrungsdauer von 6 bis 10 Jahren üblich.
Was sind die Vorteile einer Cloud-basierten E-Mail-Archivierung?
Zu den Vorteilen gehören reduzierte IT-Kosten, höhere Skalierbarkeit, verbesserte Datensicherheit und Zugänglichkeit von überall sowie die Entlastung der internen Infrastruktur.
Können gelöschte E-Mails aus dem Archiv wiederhergestellt werden?
Ja, archivierte E-Mails, auch gelöschte, können in der Regel vollständig wiederhergestellt werden, solange sie innerhalb der festgelegten Aufbewahrungsfristen liegen.
Wie sichert EuropeanMX meine archivierten E-Mails?
EuropeanMX sichert E-Mails durch Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung, redundante Speicherung in geografisch getrennten Datenzentren und strenge Zugriffskontrollen.
Ist EuropeanMX mit meinem bestehenden E-Mail-System kompatibel?
EuropeanMX ist so konzipiert, dass es mit den meisten gängigen E-Mail-Systemen, einschließlich Microsoft Exchange, Zimbra, Postfix und anderen, kompatibel ist.
Wie kann ich auf archivierte E-Mails zugreifen?
Archivierte E-Mails können über das EuropeanMX-Webportal durchsucht, angesehen und bei Bedarf in das ursprüngliche Postfach oder einen anderen Speicherort wiederhergestellt werden.
Was passiert mit meinen archivierten Daten, wenn ich den Dienst beende?
EuropeanMX bietet Optionen für die Datenmigration und -extraktion, um sicherzustellen, dass Sie auch nach Beendigung des Dienstes Zugriff auf Ihre archivierten Daten haben.
Wie werden große Mengen archivierter E-Mails effizient verwaltet?
EuropeanMX verwendet fortschrittliche Indizierungs- und Suchtechnologien, um eine schnelle Durchsuchbarkeit großer Datenmengen zu gewährleisten, und bietet Werkzeuge zur effizienten Verwaltung und Überprüfung des Archivs.
Erfüllt EuropeanMX internationale Datenschutzstandards wie die GDPR?
Ja, EuropeanMX ist so konzipiert, dass es internationale Datenschutzstandards erfüllt, einschließlich der GDPR, und bietet Funktionen, die die Einhalt
AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard): Ein weit verbreiteter Verschlüsselungsstandard, der für die sichere Speicherung von elektronischen Daten, einschließlich E-Mails, verwendet wird.
Cloud-Archiv: Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten auf redundanten, in multiplen Standorten verwalteten externen Servern.
GDPR / EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Eine Verordnung der Europäischen Union, die die Datenerhebung und -verarbeitung regelt und hohe Datenschutzstandards für die Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Bürgern vorschreibt.
GoBD: Die Abkürzung für die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, in der Langform „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ genannt.
Indizierte Suche: Ein Verfahren, das durch die Erstellung eines Indexes für die gespeicherten Daten schnelle Suchvorgänge und den Zugriff auf archivierte E-Mails ermöglicht.
Komprimierung: Die Reduzierung der Größe von E-Mail-Daten durch Algorithmen, um Speicherplatz zu sparen und die Effizienz des Archivierungssystems zu erhöhen.
Massenrücklieferung: Die Fähigkeit eines Archivsystems, mehrere E-Mails gleichzeitig aus dem Archiv abzurufen und an das ursprüngliche oder ein anderes Postfach zuzustellen.
MX-Record (Mail Exchange Record): Eintragsform im Domain Name System (DNS), die beschreibt, unter welchem Namen der für die Domain zuständige Mail Server erreichbar ist.
Revisionssicherheit: Bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Korrespondenz und Dokumente. Beschreibt den technischen Zustand, in dem Nachrichten und Dokumente unveränderbar archiviert werden.
Sarbanes-Oxley Act: Ein US-Bundesgesetz, das Anforderungen an die Finanzberichterstattung von Unternehmen stellt, einschließlich der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und elektronischer Korrespondenz.
SEC-Regeln (Securities and Exchange Commission): Vorschriften der US-Börsenaufsichtsbehörde, die unter anderem die Aufbewahrung und Archivierung von Finanzdokumenten und elektronischer Kommunikation betreffen.
Smarthost (SMTP-Relay Server): Ein Server, der E-Mail-Nachrichten von einem Absender annimmt und an Dritte weiterleitet. Wird eingesetzt, um die IP-Reputation des eigenen Mail Servers zu schützen.
TLS (Transport Layer Security): Ein Verschlüsselungsprotokoll, das die sichere Übertragung von Daten über das Internet gewährleistet.
Ziel-Server: Beschreibt den MailServer, auf dem Nachrichten nach der Archivierung eingeliefert werden sollen.
Deutsch
English
Arabic
Armenian
Bosnian
Bulgarian
Croatian
Czech
Danish
Dutch
Estonian
Finnish
French
Georgian
Greek
Italian
Latvian
Lithuanian
Luxembourgish
Macedonian
Norwegian
Polish
Portuguese
Romanian
Russian
Serbian
Slovak
Slovenian
Spanish
Swedish
Turkish
Ukrainian